Carreira: É urgente ou é prioridade?

A grande maioria dos profissionais da atualidade estão acostumados a trabalhar sob pressão. No mundo digital, as comunicações são instantâneas e as urgências aumentam a cada dia. Mas o excesso de falsas prioridades tende a maximizar o stress dos profissionais, que acabam por perder o foco e quebrar sua produtividade. Seja você o gestor que cobra tudo “pra ontem” ou o colaborador que só recebe pedidos urgentes, esse post serve para propor uma análise quanto a sua postura diante da correria do dia-a-dia. Você sabe  estabelecer prioridades?

Primeiramente, é interessante que você pare o que está fazendo, agora mesmo! Respire fundo e repense todas as suas atividades. Monte uma lista com tudo o que você tem para fazer. Se já possui prazos estabelecidos por alguém, anote ao lado do compromisso. Feito isso, realize os seguintes passos:

1º. Monte três colunas e intitule-as como “prioritário”, “urgente” e “supérfluo”. A partir daí é importante que você distinga o que é prioritário do que é urgente. Urgente, na administração do tempo, refere-se ao que tem um curto prazo estabelecido. Você tem hora para entregar e ela está próxima, mas isso não necessariamente agregará valor ao seu trabalho. Ou seja, não é prioritário.

Prioridade refere-se ao que vai agregar valor ao negócio ou ao seu trabalho. Por exemplo, fazer um determinado curso pode ser prioritário, mas não necessariamente urgente. Ao adquirir aquele conhecimento você vai otimizar seu trabalho e aumentar sua produtividade, mas isso requer tempo e dedicação. É importante, mas ninguém vai morrer se você não o fizer nessa semana. Já resolver o problema de um cliente é urgente. Trata-se de uma demanda inesperada e, embora não vá melhorar sua vida dali pra frente, não pode esperar. Entendeu a diferença? Supérfluo não requer grandes explicações. São os ladrões de produtividade. Por exemplo, checar a página no Facebook a cada meia hora ou passar o dia com o e-mail aberto.

2º. Distribua seus compromissos nessas três colunas. Utilize o critério explicado acima para redistribuir seus compromissos. Reflita bem antes de inserir um compromisso na coluna urgente.

3º. Se a lista ficou muito grande, avalie o que realmente precisa ser feito por você. Você não está centralizando mais do que o necessário? Aquelas inúmeras atividades listadas como “urgentes” precisam realmente serem executadas por você? Se você tem uma equipe com quem contar, não se envergonhe em pedir ajuda. Feio mesmo é perder prazo por não saber delegar. E se você recebe ordens para executar as tarefas, negocie com seu gestor a possibilidade de outra pessoa ajudar você. Comunicação é tudo!

4º. Minimize o “supérfluo” do seu dia. Não estou dizendo que você deve cortar essas atividades. Apenas estou propondo que você defina horários específicos para elas. E aquilo que de fato não agrega valor nenhum, deve ser deixado para momentos de lazer.

5º. Negocie as prioridades sempre que possível, para que antecedam algumas urgências. Se você passar a vida “apagando incêndios”, nunca vai ter tempo de construir algo melhor.

Com essas cinco dicas, tenho certeza de que sua produtividade pode melhorar. Não vai resolver todos os seus problemas, eu sei. Mas pode ajudar a resolver os que você já tem.

Com sorte, pode até sobrar tempo para um chopinho no fim do dia, com aquele amigo que você não vê há tempo. Vale a tentativa, concorda?