Desculpe! Houve uma falha de comunicação

Quem nunca ouviu essas palavras? Falhas de comunicação são problemas que ocorrem em todas as empresas, independente do porte ou ramo de atuação. O problema é quando esses erros se tornam corriqueiros e acabam gerando problemas maiores. O post de hoje vai bater na tecla mais importante do processo de endomarketing: comunicação interna e como prevenir falhas nessa área.

Comunicação é algo delicado. As palavras e meios precisam ser muito bem pensadas antes de serem disparadas, pois nem sempre o que ou como o emissor está pensando será entendido daquela forma pelo receptor. Pior ainda é quando as informações não são emitidas e as pessoas trabalham apenas com o básico para desenvolver suas tarefas. Geralmente, em organizações que atuam dessa forma, surge a famosa “rádio-peão”. Isso, porque na falta de um canal oficial com informações claras que trafegam de cima para baixo, abre-se espaço para a especulação. Surgem rumores, muitas vezes mal interpretados, ou mesmo aumentados por quem ouviu a primeira versão. Na época da última crise econômica mundial, que explodiu no ano de 2009, recordo-me de diversos clientes que chegavam até a consultoria que eu trabalhava com esse problema. Em alguns casos, chegava-se a falar pelos corredores em demissão em massa e falência de empresas que apenas tiveram que reduzir alguns custos.

Você consegue calcular o prejuízo que esse tipo de problema gera? Talentos, muitas vezes preciosos, pedem demissão para aceitar outras oportunidades que julgam mais estáveis. Pessoas, com medo de perder o emprego cortam custos e a economia de um país inteiro entra em colapso. Claro, esses são danos graves, mas existem ainda os leves, mas que pela continuidade incomodam tanto o quanto. Vamos destacar aqui baixa de produtividade, atritos entre membros de uma mesma equipe, etc. Bom, até aqui já deu para perceber como uma comunicação clara e constante é necessária, não é mesmo?

Mas aí esbarramos em outro problema. De onde extrair as informações e como dispará-las. Pois bem, se a empresa tem um setor de marketing, deixe essa tarefa ao encargo dele. Basta que o encarregado pela comunicação interna seja uma pessoa com iniciativa, que vá atrás de cada gerência, de cada liderança, diretoria, etc para coletar as informações relevantes. Pode ser o início de uma nova negociação, fechamento de um contrato, gente que entra e sai da empresa, congratulações à departamentos/pessoas específicas por conquistas, compartilhamento de lições aprendidas, aquisições, etc. Isso numa esfera global da empresa, na qual todos os integrantes receberão. Essas informações podem ser veiculadas em um jornal-mural, numa newsletter, em e-mails informativos, etc. Em uma esfera mais focada, sugiro que as lideranças de cada departamento façam reuniões periódicas com suas equipes. Essas reuniões devem ser objetivas e devem passar item a item do que ocorre no departamento, a citar status de projetos, problemas ocorridos, conquistas da equipe, resolução de situações pontuais, etc. Quando menor a distância entre uma reunião e outra, menos informação precisa ser repassada e mais facilmente estas serão absorvidas pela equipe. Se a empresa for de menor porte, reuniões gerais podem ser muito úteis.

Enfim, não há mistério. O que há é falta de iniciativa por parte de quem deveria se preocupar em transmitir as informações aos colaboradores das empresas. Ok, dá trabalho e muitas vezes os profissionais optam por tocar suas atividades principais em detrimento dessa. Mas como podemos observar, quando isso ocorre, perde-se bem mais do que o tempo necessário para manter a comunicação interna em dia.