Tiffany Gonçalves
Quando se pensa em organizar um evento, as responsabilidades e preocupações são muitas, o processo de organização é longo e trabalhoso. Tudo começa com a ideia de produção e realização do evento, depois vêm todas as outras milhões de decisões. Na Acesso Comunicação Júnior fazemos um evento por semestre para os alunos e professores da Faculdade de Comunicação da UFJF e demais interessados.
A primeira grande preocupação é o tema do evento. Devemos planejar e pesquisar um tema que esteja em alta e que vai atrair o nosso público. A partir daí, todas as diretrizes serão guiadas pelo tema. O segundo passo é a programação do evento, isto é, quando e como tal coisa vai acontecer e seus respectivos responsáveis. Depois dessas duas etapas concretizadas, vem a maior responsabilidade de todas, a definição dos possíveis palestrantes e a missão de vender o evento para convencê-los.
Primeiramente precisa-se ter tudo muito bem estruturado para passar as informações corretas para o palestrante. Defina com sua equipe quem são aqueles que mais se encaixam no tema e podem agregar aos participantes. Depois disso, mão na massa! É hora de entrar em contato com seus palestrantes e convencê-los a contribuir com o evento. Faça uma lista de contatos e ligue para os indicados, em ordem de preferência. Caso não possua o telefone, o e-mail é a ferramenta mais efetiva.
Nesse primeiro contato explique quem é a empresa, um breve histórico e comece a explicar o evento. É muito importante esse contato ser o mais informativo possível, mas não uma monografia. Seja objetivo e assertivo. Fale sobre as outras edições, o objetivo do evento, os palestrantes que já estiveram presentes e relacione a atuação do palestrante na vida com o tema do evento, como se sem esse palestrante o seu evento não pudesse acontecer.
