O que você realmente precisa saber sobre ser mais produtivo

O Tempo. Às vezes, ele parece um senhor tranquilo, experiente, que sabe o que está fazendo. Outras vezes, toma a forma de uma criança sapeca e corre feito louco, nos deixando completamente sem reação. E ainda, pode parecer um adolescente entediado e preguiçoso, enrolando para passar…

Ele é um recurso que define a própria vida. Insensível, é o mesmo para todos nós, sem fazer qualquer distinção: eu, você, seu cachorro, uma formiga, Bill Gates, Paris Hilton, todos temos o mesmo número de horas em um dia.

Como você tem conduzido seu tempo? Produzindo, procrastinando, esperando, agindo?

Por quê algumas pessoas conseguem ser tão produtivas enquanto outras não saem do lugar?

Qual o segredo?

Me lembro de uma professora da faculdade enumerando os diversos cursos (graduação, especialização, mestrado, doutorado, etc) que ela fez, as empresas que ela dirigia, os filhos e o marido para dar atenção e, o que mais me surpreendia: ela sabia o nome de cada um dos alunos. Como? Me pergunto até hoje, continuo achando espetacular.

Por outro lado, reles mortais estão acostumados a isso: Começa uma pesquisa para um projeto do trabalho >> Precisa de uma fonte de referência >> Entra no Google >> Pesquisa >> 50 milhões de resultados >> “Vou clicar no 1º link, pesquisar e voltar ao trabalho. Mas, opa! Que celular maravilhoso esse novo modelo da marca… Vou olhar rapidinho… Ah, é um comercial no youtube. Nossa, olha aqui aquela música que eu adoro, vou ver o clipe agora, já to aqui vou pesquisar sobre o filme no qual essa música fez sucesso…”

E depois que você “acorda para vida” vem o peso na consciência. O tempo se foi e você se tortura “devia ter feito isso, devia ter feito aquilo, agora não vai dar tempo…”.

Perdemos tanto tempo em meio a informações sem importância, quanto tentando encontrar o foco. É uma luta que nos deixa cansados: Desisto. Procrastinarei hoje. Amanhã eu faço.

Acredito que quando estudarem nosso século daqui a algum tempo, as pessoas vão ficar impressionadas ao perceber que embora estejamos tentando, somos incapazes de processar e gerenciar tanta informação.

Para resolver o problema, há de tudo: Artigos com “Mil dicas para ser mais produtivo”.

“500 dicas para acabar com a procrastinação”.

“1000 ferramentas para você nunca mais esquecer nada!”

E talvez, esse seja o problema, queremos fazer tudo, lembrar tudo, priorizar tudo.

O cérebro entra em pane e dá tela azul (ou verde, ou preta, depende do seu software…).

Vamos ser realistas. É equivocado acreditar que somos capazes de operar constantemente em modo multitarefa. Aliás, ser multitarefa já foi considerada uma habilidade importante para se destacar. Mas, atualmente, já há diversos estudos que comprovam que embora você tente, faça muito esforço para realizar muitas atividades ao mesmo tempo, tudo não passa disso mesmo: esforço. Porque produtividade de verdade, é quase impossível desse modo. (Ok. Vou considerar que mães estão em uma categoria diferente, já que você está com esse pensamento desconfiado aí! Elas conseguem, de um certo modo. Mas só elas.)

O que fazer?

Não existe fórmula mágica. Por isso, tantos autores nessa área. Cada pessoa funciona de um modo, e para cada um, um método diferente.

Mas, existe uma unanimidade: Você NÃO consegue fazer tudo, ao mesmo tempo. Ninguém.

É fato. Não adianta te passar a dica do último app de gerenciamento do tempo que acabou de virar modinha! Os softwares de gerenciamento do tempo não podem ser considerados a solução mágica. Eles são um apoio, um recurso, uma ferramenta, dependem de você para ter efeito. É você quem precisa definir as regras para eles.

E a dica que acredito ser mais valiosa aqui é se conhecer. Você precisa passar por uma autoanálise, se entender e decidir:

Qual a motivação para determinada ação?

Preciso realmente fazer isso?

Vai gerar algum resultado? Qual resultado eu quero?

São as respostas a estas perguntas que vão definir sua prioridade e gerar seu foco.

Já ouviu falar da regra 80/20 de Pareto? Tentando simplificar, essa regra define que de 100% das coisas que você faz, apenas 20% realmente geram o resultado que você espera.

Logo, você deve encontrar quais são esses 20% e priorizá-los.

E esse princípio é válido para muitos outros assuntos.

Quando você foca no que é mais importante, tudo o mais se torna irrelevante, pode ser feito depois.

Estamos falando do que exatamente?

Prioridades. Estabeleça-as e o resto se encaixa na sua vida.

O tempo vai se acomodar ao que você decidir fazer, no que estabelecer como meta.

Tudo o que você faz com seu tempo, são suas escolhas (ainda que você não creia).

Você não está fazendo A, B ou C agora, porque não é uma prioridade na sua vida.

Se eu perguntar a você hoje, se você tem 7 horas na semana para fazer um trabalho voluntário, o que você responderia? Que é muito tempo e provavelmente que não tem.

Porém, se surgir uma emergência (pode ser um problema para consertar em casa, no carro, uma pessoa doente, um documento importante) e você precisar encontrar horário para resolver, você obterá as horas necessárias, pois precisa fazer isso, é uma prioridade para você. O tempo vai se encaixar.

A chave é tratar o que você acredita que é importante como prioridade.

Não consegue estudar 4 horas por dia para o concurso? Estude pelo menos uma hora, mas todos os dias.

Entenda algo importante: Uma semana tem 168 horas.

Desse tempo, você gasta 56 horas dormindo (se dorme 8h/noite).

No trabalho, você passa 44 horas semanais (jornada média).

Isso significa que você ainda tem 68 horas disponíveis!

Dá para fazer muita coisa, não é! Mesmo considerando os imprevistos, esse tempo dá para ir na academia, estudar inglês, fazer um trabalho voluntário, escrever para o Implantando Marketing…

Não precisamos fazer tantas e todas as coisas que achamos que devemos. Acompanhar a última série todos os dias, acompanhar todos os posts do facebook, saber todas as fofocas…

Isso é legal, é lazer, é preciso sair da rotina um pouco, ócio criativo, mas se for constante, traz algum resultado? Se sim, continue, pois pode ser que seu trabalho dependa dessa atualização permanente, mas, mais uma vez fica claro, que mesmo nesse caso, há uma motivação para isso. Ver todos os vídeos do youtube? Só se estiver procurando ‘o novo meme’!

Certo. Mas, como definir prioridades? É essa a pergunta de um milhão de dólares! E só você sabe qual é a resposta.

Comece se perguntando o que você quer alcançar. Vão surgir milhares de respostas. Refine sua lista com aquilo que realmente você acredita que é importante. Ao final, você deverá ter entre 3 e 5 prioridades. Para o ano, certo?Mais que isso, e você perde o foco.

Por exemplo, emagrecer e passar em um concurso. Abrir sua própria empresa, aprender inglês, criar um blog. Só isso, já são boas prioridades. Se você focar, a meta será conquistada!

Há muitas ferramentas e livros para que você possa fazer a gestão do tempo, ou das suas prioridades, se preferir assim. E você vai precisar deles para te ajudar a chegar onde quer.

Por exemplo, você pode ser uma pessoa que goste de listas simples ou agenda, software, aplicativos no celular. Escolha aquela que mais se adapta ao seu perfil. Não sabe? Faça testes, use várias, até encontrar “o seu método”.

Para fazer essas escolhas, deixo alguns livros como sugestão de consulta, entre eles: A única coisa, A tríade do tempo, Scrum – arte de fazer o dobro na metade do tempo e Regra 80/20.

E também o método “Tomato Timer” para realizar as etapas das suas tarefas no tempo previsto.

Resumindo: Defina, priorize, foque e aja! Corra para abraçar sua produtividade e colher seus resultados!

 

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