Roteiro: Planejamento de Relações Públicas nas Organizações

Já disponibilizei aqui no blog vários outros roteiros de planejamento, hoje vou disponibilizar um específico de Relações Públicas.

O planejamento de RP é ferramenta básica no gerenciamento da comunicação entre a organização e seus mais diversos públicos de relacionamento. Nenhuma função, ação ou atividade de Relações Públicas deve prescindir do planejamento. A área de RP, além de responsável pelos relacionamentos da organização, está sempre lidando com a opinião pública e isso requer o maior cuidado possível na administração de pequenas questões que podem comprometer a imagem e reputação da empresa.

Apenas com o planejamento a área de Relações Públicas poderá exercer o gerenciamento estratégico da comunicação no contexto das organizações, atuando numa perspectiva de comunicação integrada. Dessa forma, o planejamento possui sim uma função básica e imprescindível no dia a dia do setor de RP.

Segue abaixo o roteiro dividido em quatro etapas básicas:

A- Pesquisa

1- Identificação e conhecimento da situação: conhecer a organização como um todo

2- Levantamento de dados: nessa fase é possível compreender em maior profundidade a situação da empresa.

3- Mapeamento e identificação dos grupos de interesse: levantamento dos grupos ligados à organização e identificação de quais desses grupos são de interesse.

4 – Análise da situação: é preciso analisar os dados coletados de acordo com a realidade da empresa.

5- Construção de diagnóstico: o diagnóstico é uma avaliação objetiva do estado onde a empresa se encontra. É onde são mensuradas as forças, fraquezas e oportunidades.

B- Planejamento

6- Fixação de políticas de comunicação: possibilita normalizar as ações de comunicação do setor com os grupos de relacionamento. Antes de estabelecer as políticas de comunicação é necessário conhecer as políticas globais da empresa.

7- Definição de objetivos e metas: o objetivo é a posição que se almeja no futuro, os resultados esperados com a execução do planejamento. Já as metas classificam e quantificam os objetivos, elas são os resultados a serem alcançados em datas definidas, a partir da execução das atividades propostas.

8- Determinação de estratégias:  definição da melhor estratégias a se seguir e quais os programas de ações serão necessários para isso. As estratégias orientam e direcionam as ações.

9- Proposição de planos, projetos e programas de ação: são elaborados com o objetivo de solucionar os problemas detectados na fase de pesquisa. As necessidades relatadas no diagnóstico criam as soluções propostas nos planos, projetos e programas.

10- Escolha e seleção dos meios de comunicação: mídias e veículos mais apropriados para atingir os grupos de relacionamento desejados, dentro de um elaborado planejamento de mídia.

11- Determinação dos recursos necessários: todos os recursos são mensurados nessa fase, os materiais, humanos e financeiros.

12- Orçamento: é uma previsão detalhada dos custos.

13- Obtenção de apoio e aprovação da direção: essa é a fase onde precisamos da aprovação da direção. Para isso, cria-se um documento escrito e bem detalhado sobre todas as etapas do planejamento.

C- Implantação

14- Divulgação para o público interno: é desse grupo .estratégico e multiplicador que se espera o maior apoio para qualquer atividade de RP, para isso é necessário criar ações específicas.

15- Controle e monitoramento: monitorar a execução do planejamento é fundamental para que desvios sejam evitados. As ações de controle podem corrigir desvios e evitar que eles ocorram.

16- Correção de desvios: caso ocorram, precisarão ser corrigidos.

D- Avaliação

17- Mensuração dos resultados: sim, é possível mensurar os resultados. Para isso, deve-se criar parâmetros capazes de ações com os aspectos tangíveis do planejamento.

18- Relatório conclusivo: crie o hábito de documentar tudo, todas as etapas do planejamento. Esse cuidado ajudará na criação de um relatório conclusivo mais elaborado e real, capaz de mostrar à diretoria o valor e importância da área de RP para a organização como um todo.

Espero que esse roteiro possa lhe ser útil. Até a próxima.

Roteiro baseado no livro “Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada”, de Margarida Kunsch